Numérisation des factures entrantes

En tant que société, votre objectif est de diminuer les coûts de traitement des factures entrantes, de les injecter aisément dans votre système comptable et de construire une archive de factures aisément accessible.

En tant que fiduciaire, votre objectif est de vous assurer que les comptables expérimentés remplissent des tâches à valeur ajoutée et soient déchargés du travail de base d’encodage des factures entrantes et sortantes de vos clients

De plus, votre société souhaite standardiser le flux de factures reçues sous différents formats:

  • Papier
  • Electronique en format PDF
  • Electronique, sous forme de messages structurés suivant différents standards (UBL 2.0, e-fff, EDI,…)

et traverser sans trop de difficultés la période de transition entre le papier et le document électronique.


Ce sont tous des objectifs légitimes vu que le traitement des factures entrant sous format papier peut être largement automatisé. Les étapes du processus automatisé comprennent:

  • Détermination de la position des informations clés sur les factures
  • Numérisation (scan) des factures papier entrantes
  • Reconnaissance de caractères (OCR) de manière à extraire les données principales des factures
  • Validation des données extraites et création des indexes
  • Intégration des données dans votre système comptable et comptabilisation
  • Archivage des factures électroniques dans une base de données documentaire structurée

Tindigo vous aidera dans ce projet à :

  • Définir des objectifs réalistes
  • Décider de la stratégie de dématérialisation : choisir entre réaliser toutes les étapes de la dématérialisation des factures entrantes en interne ou sous-traiter la totalité ou une partie de ce processus

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Sous-traiter la totalité ou une partie de ce processus:

Comme alternative à la réalisation en interne du processus de dématérialisation (scan, OCR, validation des données, conversion de format éventuelle), votre société peut opter pour la sous-traitance complète. Ceci signifie que vous transmettrez physiquement les factures papier à votre fournisseur et que vous les recevrez en retour à la fin du traitement, en même temps que les données extraites.

Si vous préférez conserver les originaux papiers au sein de votre société, vous pouvez exécuter le scanning en interne et sous-traiter la suite du traitement. Vous transmettrez alors les fichiers scannés à votre fournisseur pour les étapes de reconnaissance de caractères, de validation de données et de conversion éventuelle de format.

  • Sélectionner une solution technique adéquate et un partenaire fiable
  • Définir l’organisation opérationnelle et le processus de traitement
  • Soutenir la réalisation et coordonner le projet et le travail des fournisseurs
    Voir “Gestion de Projet” »
  • Assurer la transition vers la phase opérationnelle (mise en production).

De plus, Tindigo a la possibilité de :

  • Vous offrir le service d’un partenaire pour la conversion de messages structurés  Voir  “Transmission et transformation de messages structurés, EDI” »
  • Vous aider à régulièrement inviter vos fournisseurs à adresser leurs factures de manière plus efficace (On-boarding des fournisseurs). Ce faisant, ils augmenteront l’efficacité de votre processus d’intégration des factures entrantes