Standardiser le flux de factures entrantes et traverser la période de transition:

L’efficacité dans le traitement des factures entrantes commence avec l’intégration des données des factures dans votre logiciel comptable. Ceci signifie : démarre avec la sélection d’un format standard de message de facture et le développement d’un connecteur– ou l’utilisation d’un outil existant- afin d’intégrer les factures automatiquement dans votre logiciel comptable

La transition entre le format papier et le format électronique est progressive. Le papier subsistera encore et les deux flux doivent être considérés dans le processus d’automatisation (voir le diagramme ci-dessous):

  • Le flux supérieur décrit la réception de factures sous la forme de messages structurés (UBL 2.0, e-fff, EDI,…). Sachant que les fournisseurs ne vont pas instantanément s’accorder sur un et un seul format de message standard, il est sage d’intégrer dans le processus une étape de conversion de message, si votre société n’a pas l’intention de développer et de supporter de nombreux standards de messages de facturation.
    Voir le service "Transmission et transformation de messages structurés, EDI" »
  • Le flux inférieur décrit le flux papier et son intégration dans le logiciel de comptabilité à l’aide du même message standard de facturation.

Développer et mettre en place un tel processus multi-flux permettra à votre société de faire face à la décroissance attendue du flux papier, à la transition vers la facture électronique (p.ex. PDF) et vers les messages structurés, à la probable émergence de plusieurs standards de messages et à l’autonomie légitime de vos fournisseurs à limiter le nombre de formats de facture supportés.