Envoi de documents électroniques

Tous les documents échangés avec vos clients, fournisseurs, employés et autres partenaires peuvent être présentés sous format électronique. Comme vos partenaires commerciaux ont des besoins et des exigences différents, la plateforme met à disposition différents canaux et services, permettant de délivrer ces documents via e-mail ou de les présenter dans un portail.

Le portail sophistiqué, mais d’utilisation aisée, est présenté au travers de votre website de société ou de votre portail client, tout en respectant entièrement votre identité graphique. Dans ce portail vous pouvez présenter différent types de documents en ligne, comme:

Grâce à ses capacités évolutives, la plateforme est idéale pour le besoins des PME locales comme pour ceux des grandes entreprises. La solution est offerte sous la forme d’un service  (Software as a service - SaaS). Ce qui veut dire qu’aucun investissement n’est nécessaire pour l’infrastructure, les licences logicielles, ni pour la maintenance. Ceci implique également qu’aucun développement de compétence en document électronique n’est nécessaire en interne.

Fonctionnalités additionnelles

Cette solution d’envoi de documents électroniques offre une large gamme de fonctionnalités et services additionnels, comme les signatures électroniques avancées, le paiement en ligne ou via Zoomit, un outil de recherche et de gestion des réclamations en ligne, la notification de rejet d’un message email, la notification d’accès au document électronique, l’archive légale, …)

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Fonctionnalités et services additionnels:

  • Signatures électroniques avancées

    La signature électronique apporte la sécurité à votre société. Malgré la libéralisation internationale et la tentative de mettre au même niveau légal les factures papier et les factures électroniques, les signatures électroniques restent le meilleur moyen pour garantir l’authenticité et l’intégrité de vos documents confidentiels. Nos solutions de documents et de factures électroniques incluent toujours des signatures électroniques.

    L’outil de signature ajoutera à vos documents PDF en ligne soit une signature électronique avancée (AES), soit signature électronique qualifiée (QES).

    Après avoir signé les documents PDF, la plateforme :

    • Vous enverra les documents pour stockage dans votre propre outil d’archive ou sur votre portail (si la signature électronique est demandée indépendamment du service de facturation électronique)
    • Ou enverra directement les documents vers vos clients via notre service e-mail
    • Ou présentera les documents en ligne via un des portails e-Invoicing
  • Paiement en ligne ou via Zoomit

    Chaque plateforme offre de larges fonctionnalités de paiement en ligne via plusieurs fournisseurs de service de paiement (Payment Service Providers - PSP) opérant localement ou internationalement. Au travers de ces partenaires de paiement vous avez accès à un service global, multidevises et ouvert aux principales cartes de paiement.

    Comment cela fonctionne t’il? Au travers d’une seule connexion, vos clients auront un accès direct aux possibilités de paiement souhaitées. Les possibilités de paiement sont accessibles via le portail ou même via le message email de notification.

    De plus, si vous le souhaitez, vous avez la possibilité de rendre vos factures et autres documents disponibles via Zoomit.

  • Outil de recherche et de gestion des réclamations en ligne

    Un de vos clients ayant une question sur une facture/un document ou souhaitant la contester, peut utiliser l’outil de recherche en ligne et initier une conversation avec vos collègues en charge, via un échange de messages. Donner à vos clients la possibilité d’envoyer des remarques via le portail conduira à une meilleure gestion de la contestation. Stimuler les clients à envoyer des remarques ou questions via le portail, conduira à diminuer la pression sur le call center et, peut-être même, sur le département financier.

  • Notification de rejet d’un message email

    La plateforme vous informera de la non-livraison d’un document liée à l’inexactitude ou la non-validité de l’adresse email du destinataire ou parce que cette adresse connait un autre problème technique.

  • Notification d’accès au document électronique

    Pour les documents présentés via un lien ou via un portail, la plateforme est capable de vous informer lorsque le document ou la facture a été accédé par le destinataire. Cela réduira le nombre de clients déclarant la non-réception d’un document et réclamant un duplicata.

  • Archive légale

    Au terme de l’étape de signature électronique, les documents pourvus de celle-ci seront chargés dans l’archive en ligne et disponibles pendant la durée légale complète.

    Comme nous offrons également le services « Hybrid Print & Mail », l’archive légale en ligne contiendra tous les documents, aussi bien ceux transmis sous forme électronique que ceux transmis sous forme papier
    Voir service "Solution Hybrid Print & Mail"  ».

Tindigo et son partenaire, développeur de la plateforme, vous aideront à préciser vos besoins, à sélectionner les fonctionnalités les plus pertinentes, à assurer la coordination du projet et à mettre en place la solution dans les meilleurs délais.

De plus, Tindigo peut vous aider à accroître le nombre de clients acceptant de recevoir vos documents électroniques (voir On-boarding services).