Envoi de factures électroniques

Plus que simplement envoyer un document PDF dans un email

De nombreuses sociétés, petites ou grandes, nationales ou internationales, ont actuellement pour objectifs de réduire l’utilisation du papier en facturation, d’augmenter la productivité des collaborateurs et des processus, de réduire les coûts, d’accélérer les paiements et d’améliorer le service à la clientèle.

Grâce à ses capacités évolutives, la solution apportée pour atteindre ces objectifs est une plateforme adéquate à la fois pour des PME locales et pour grandes entreprises. La solution est offerte sous la forme d’un service  (Software as a service - SaaS). Ce qui veut dire qu’aucun investissement n’est nécessaire pour l’infrastructure, les licences logicielles, ni pour la maintenance. Ceci implique également qu’aucun développement de compétence en facturation électronique n’est nécessaire en interne.

Plusieurs possibilités de transmission d’une facture

Votre société aura le choix entre plusieurs manières de transmettre vos factures électroniques, depuis un hyperlien fourni dans un message email, un document PDF attaché à un email, une transmission via Zoomit ou un document présenté dans un portail. Ce portail sera taillé à la stratégie commerciale et à la taille de votre société.

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Le portail présentant vos factures sera taillé à la stratégie commerciale et à la taille de votre société:

  • Pour les PME, le portail multi-langue prend la forme d’une plateforme internet facile d’utilisation permettant l’échange des documents entre de multiples expéditeurs et destinataires. Grâce aux connexions (interfaces) développées par des partenaires spécialisés (éditeurs généralistes ou spécialisés de logiciels ERP ou de comptabilité – voir plus loin “Fonctionnalités additionnelles”), vous pourrez transmettre vos données de manière structurée et sécurisée, sans effort de développement. Avec ce portail, vous pourrez réellement démarrer l’envoi de vos factures électroniques en peu de temps!
  • Le portail de la solution e-Invoicing est idéalement taillé pour des sociétés moyennes et grandes (actives en B2B - visant une clientèle d'entreprises- et en B2C - visant une clientèle de particuliers) vu qu’il permet l’intégration dans le site internet de la société ou avec son portail client, tout en respectant complètement leur identité graphique.

Fonctionnalités additionnelles

Ces solutions de facturation électronique offrent une large gamme de fonctionnalités et de services additionnels, comme les signatures électroniques avancées, le paiement en ligne ou via Zoomit, un outil de recherche et de gestion des réclamations en ligne, la notification de rejet d’un message email, la notification d’accès au document électronique, l’archive légale, …

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Fonctionnalités et services additionnels:

  • Signatures électroniques avancées

    La signature électronique apporte la sécurité à votre société. Malgré la libéralisation internationale et la tentative de mettre au même niveau légal les factures papier et les factures électroniques, les signatures électroniques restent le meilleur moyen pour garantir l’authenticité et l’intégrité de vos documents confidentiels. Nos solutions de documents et de factures électroniques incluent toujours des signatures électroniques.

    L’outil de signature ajoutera à vos documents PDF en ligne soit une signature électronique avancée (AES), soit signature électronique qualifiée (QES).

    Après avoir signé les documents PDF, la plateforme :

    • Vous enverra les documents pour stockage dans votre propre outil d’archive ou sur votre portail (si la signature électronique est demandée indépendamment du service de facturation électronique)
    • Ou enverra directement les documents vers vos clients via notre service e-mail
    • Ou présentera les documents en ligne via un des portails e-Invoicing
  • Paiement en ligne ou via Zoomit

    Chaque plateforme offre de larges fonctionnalités de paiement en ligne via plusieurs fournisseurs de service de paiement (Payment Service Providers - PSP) opérant localement ou internationalement. Au travers de ces partenaires de paiement vous avez accès à un service global, multidevises et ouvert aux principales cartes de paiement.

    Comment cela fonctionne t’il? Au travers d’une seule connexion, vos clients auront un accès direct aux possibilités de paiement souhaitées. Les possibilités de paiement sont accessibles via le portail ou même via le message email de notification.

    De plus, si vous le souhaitez, vous avez la possibilité de rendre vos factures et autres documents disponibles via Zoomit.

  • Outil de recherche et de gestion des réclamations en ligne

    Un de vos clients ayant une question sur une facture/un document ou souhaitant la contester, peut utiliser l’outil de recherche en ligne et initier une conversation avec vos collègues en charge, via un échange de messages. Donner à vos clients la possibilité d’envoyer des remarques via le portail conduira à une meilleure gestion de la contestation. Stimuler les clients à envoyer des remarques ou questions via le portail, conduira à diminuer la pression sur le call center et, peut-être même, sur le département financier.

  • Notification de rejet d’un message email

    La plateforme vous informera de la non-livraison d’un document liée à l’inexactitude ou la non-validité de l’adresse email du destinataire ou parce que cette adresse connait un autre problème technique.

  • Notification d’accès au document électronique

    Pour les documents présentés via un lien ou via un portail, la plateforme est capable de vous informer lorsque le document ou la facture a été accédé par le destinataire. Cela réduira le nombre de clients déclarant la non-réception d’un document et réclamant un duplicata.

  • Archive légale

    Au terme de l’étape de signature électronique, les documents pourvus de celle-ci seront chargés dans l’archive en ligne et disponibles pendant la durée légale complète.

    Comme nous offrons également le services « Hybrid Print & Mail », l’archive légale en ligne contiendra tous les documents, aussi bien ceux transmis sous forme électronique que ceux transmis sous forme papier
    voir service « Solution Hybrid Print & Mail ».

Connexion directe entre la plateforme et votre logiciel ERP ou de comptabilité actuel.

Plus de 25 systèmes, comme Microsoft Dynamics, Exact, SAP, SAP Business One, Unit4,… sont connectés à la plateforme, permettant à vos collègues d’envoyer toutes les données relatives à vos documents directement à partir de votre logiciel ERP ou de comptabilité. Cette manière de travailler permettra un échange de documents rapidement mis en place, agréable d’utilisation et économique.

En plus des logiciels contenus dans cette liste, des connexions spécifiques avec d’autres systèmes financiers sont également disponibles.

Hybrid Print & Mail

La solution Hybrid Print & Mail couvre la prise en charge globale de vos factures papier et électroniques, permettant une transition douce vers une transmission des documents intégralement sous format électronique.

La plateforme recevra toutes les données de vos documents au travers d’un canal sécurisé et préparera les données pour une transmission électronique et pour un archivage sur un portail en ligne. Lorsque les données reçues indiqueront de manière spécifique que la transmission sous format papier est demandée par votre client, nous enverrons les fichiers à imprimer (ainsi que les instructions d’impression) vers un de nos partenaires d'impression numérique.

Pour plus d’informations, voir  "Solution Hybrid Print & Mail"  »

Facturation électronique en B2B: plus que simplement un PDF dans un email !

Factures électroniques dans un message de format standard et structuré

En B2B, toutes les solutions présentées ci-dessus (comme par exemple : un document PDF dans un message email, un document présenté sur un portail,…) sont, bien sûr, disponibles. Mais, de plus et pour tenir compte des exigences potentielles du destinataire des factures, la plateforme peut transmettre vos factures sous divers formats de messages structurés et standardisés, comme UBL 2.0 et e-fff (la déclinaison belge de UBL 2.0), EDIFACT,… permettant l’intégration directe des factures dans le logiciel ERP ou comptable de votre client.

Nous sommes convaincus que votre capacité à simplifier le travail administratif de votre client sera de plus en plus considérée comme un argument commercial supplémentaire.

Connexions avec d’autres plateformes de facturation électronique

Cette plateforme permet l’interopérabilité avec d’autres plateformes de facturation électronique de manière telle que votre société et vos clients puissent tirer les meilleurs avantages de l’échange de documents en ligne.

La plateforme permet d’envoyer des factures vers d'autres réseaux comme Digipoort, OB10, Tieto, Genpact, Basware et les efforts pour développer ce réseau seront poursuivis. En tant que membre d’une association regroupant plus de 50 grands fournisseurs de service de facturation électronique, la société éditrice de la plateforme est capable d’échanger aisément des documents avec toutes les autres plateformes de cette association et, ainsi, est bien placée pour participer à la création d’un réseau d’échange global.

Service de transformation et conversion de messages

Si votre client souhaite recevoir vos factures sous un autre format standard que le vôtre, Tindigo peut vous aider dans la conversion de standards de message
Voir le service  "Transmission et transformation de messages structurés, EDI " »

Tindigo et son partenaire, développeur de la plateforme, vous aideront à préciser vos besoins, à sélectionner les fonctionnalités les plus pertinentes, à assurer la coordination du projet et à mettre en place la solution dans les meilleurs délais.

De plus, Tindigo peut vous aider à accroître le nombre de clients acceptant de recevoir vos factures électroniques (voir On-boarding services)