Solution Hybrid Print & Mail

La solution Hybrid Print & Mail, mise en place avec succès pour plusieurs clients nationaux et internationaux, couvre la prise en charge globale de vos documents papier et électroniques, factures incluses, permettant une transition douce vers une transmission des documents intégralement sous format électronique.

Les documents ciblés n’incluent pas seulement les factures, mais une large gamme de documents envoyés vers vos clients et partenaires, tels que bons de livraison, lettres de rappel, contrats, fiches de salaire, newsletters,…

Comment cela fonctionne t’il?

La plateforme recevra toutes les données de vos documents au travers d’un canal sécurisé et préparera les données pour une transmission électronique et pour un archivage sur un portail en ligne. Lorsque les données reçues indiqueront de manière spécifique que la transmission sous format papier est demandée par votre client, nous enverrons les fichiers à imprimer (ainsi que les instructions d’impression) vers un de nos partenaires d'impression numérique. Ce partenaire prendra en charge l’impression, l’insertion des documents dans une enveloppe par client final, l’affranchissement et l’expédition.

Quels partenaires de service d’impression utilisons-nous ?

Nous travaillons avec plusieurs partenaires de service d'impression professionnels pour des clients nationaux et internationaux. Chaque partenaire réalise de manière régulière des tests techniques afin d’évaluer l’adéquation des processus de back-up et des mesures de poursuites des activités (business continuity). Tout le processus d’impression se réalise dans des environnements isolés et sécurisés afin d’assurer la protection de la vie privée et le traitement correct des données et documents personnels.

Quels sont vos avantages?

  • Vous externalisez tous vos documents à un fournisseur expérimenté et les données sont échangées au travers d’une interface sécurisée
  • Comme votre société respecte le souhait de ses clients et n’est, dès lors, pas prête à distribuer tous ses documents sous format électronique, le service Hybrid Print & Mail permet à votre société de graduellement passer d’une distribution des documents sous format papier à un mode électronique
  • Vous bénéficiez d’une archive légale centrale pour tous vos documents, c’est-à-dire pour ceux distribués sous forme électronique et pour ceux distribués sous forme papier
  • Dès qu’un de vos clients accepte de recevoir les documents sous forme électronique, il aura accès à l’archive en ligne. L’archive contiendra tous ses documents électroniques, y compris ceux envoyés précédemment sur papier.