Dematerialisering van ontvangen facturen

Als onderneming is het belangrijk om de kosten die gepaard gaan met het verwerken van ontvangen facturen te drukken, de facturen eenvoudig te integreren in uw boekhoudsoftware en toegankelijke factuurarchieven aan te maken.

Als professionele boekhouder voor B2B-klanten (fiduciaire) wilt u ervoor zorgen dat ervaren boekhouders toegewezen worden aan taken die toegevoegde waarde creëren en wilt u verlost raken van het codeerproces voor ontvangen en verstuurde klantenfacturen.

Daarnaast wil uw bedrijf mogelijk een standaardisering van de stroom van facturen die in verschillende formaten ontvangen worden:

  • papier
  • elektronisch in PDF-formaat
  • elektronisch als gestructureerde berichten, maar via andere standaarden (UBL 2.0, e-fff, EDI enz.);

en de overgangsperiode van papieren naar elektronische documenten zonder veel kleerscheuren doorstaan.


Dit zijn stuk voor stuk haalbare doelstellingen, aangezien het proces van de ontvangen papieren facturen grotendeels geautomatiseerd kan worden. De stappen in het geautomatiseerde proces zijn:

  • bepalen van de locatie van de zone met hoofdinformatie op de facturen
  • scannen van de ontvangen papieren facturen
  • tekenherkenning (OCR) om de belangrijkste informatie uit de factuur te halen
  • validatie van de verkregen gegevens en aanmaak van indexen
  • integratie van de gegevens in uw boekhoudsysteem en posten
  • archivering van de elektronische facturen in een gestructureerde opslag

Tindigo zal u bij dit project helpen met :

  • het definiëren van realistische doelstellingen
  • het opstellen van de dematerialiseringsstrategie: alle dematerialiseringsstappen voor ontvangen facturen intern uitvoeren of dit proces volledig uitbesteden.

Meer informatie

Het dematerialiseringsproces volledig uitbesteden:

Als alternatief voor het intern uitvoeren van het dematerialiseringsproces (scannen, OCR, validatie van de gegevens, eventueel formaatconversie) kan uw bedrijf ervoor kiezen dit proces volledig uit te besteden. Dit houdt in dat u de papieren facturen fysiek bezorgt aan uw leverancier en deze na het dematerialiseringsproces samen met de elektronische versie ervan en de opgehaalde gegevens terugkrijgt.

Als u de papieren facturen liever niet aan een derde bezorgt, kunt u het scannen intern uitvoeren en de rest van het proces alsnog uitbesteden. In dat geval bezorgt u de gescande gegevens aan uw leverancier, die het OCR-proces uitvoert, de gegevens valideert en eventueel zorgt voor een conversie van het formaat.

  • het selecteren van een geschikte technische oplossing en een betrouwbare partner
  • het definiëren van de operationele organisatie en het werkproces
  • de implementatie en de coördinatie van het project en het werk van de leveranciers zie "Ondersteuning bij projectmanagement" »
  • de overgang naar de operationele fase (implementatie in productie).

Daarnaast kan Tindigo:

  • u de dienst aanbieden van een partner voor de conversie van gestructureerde berichten zie "Transmissie en transformatie van gestructureerde berichten, EDI" »
  • u helpen uw leveranciers herhaaldelijk uit te nodigen om hun facturen efficiënter te beheren (on-boarding van leveranciers). Hierdoor zullen zij de efficiëntie van uw integratieproces voor ontvangen facturen verhogen.