Standaardisering van stromen voor ontvangen facturen

De eerste stap voor een efficiënte verwerking van ontvangen facturen is de integratie van de factuurgegevens in uw boekhoudsoftware. Dit betekent: starten met de keuze van een standaardberichtindeling voor facturen en ontwikkelen van een connector– of het gebruik van een bestaande tool – om de facturen automatisch te integreren in uw boekhoudsoftware.

De overgang van papier naar een elektronisch formaat gebeurt geleidelijk aan. Papier zal nog een tijd worden gebruikt, wat betekent dat er met beide stromen rekening moet worden gehouden in het automatiseringsproces (zie het onderstaande schema):

  • De bovenste stroom beschrijft de ontvangst van facturen als gestructureerde berichten (UBL 2.0, e-fff, EDI enz.). Rekening houdend met het feit dat leveranciers niet meteen akkoord zullen gaan met één standaardformaat voor facturen, is het aan te raden een berichtconversieprocesstap te overwegen als uw bedrijf niet van plan is meerdere standaardformaten voor facturen te ontwikkelen en te ondersteunen. Zie "Transmissie en transformatie van gestructureerde berichten, EDI" »
  • De onderste stroom beschrijft de papierstroom, met de integratie ervan in de boekhoudsoftware op basis van hetzelfde standaardformaat voor facturen.

Door een dergelijk meerstromig proces te ontwikkelen en te implementeren, zal uw onderneming in staat zijn het hoofd te bieden aan de verwachte vermindering van de papierstroom, de overgang naar elektronische facturen (bv. PDF) en naar gestructureerde berichten, het vermoedelijk optreden van verschillende standaardformaten voor facturen en de wettelijke autonomie van uw leveranciers om het aantal ondersteunde factuurformaten te beperken.