E-documenten verzenden

Alle bedrijfsdocumenten die u uitwisselt met klanten, leveranciers, werknemers en andere partners, kunnen in elektronische vorm aangeboden worden. Aangezien businesspartners verschillende behoeften en vereisten hebben, biedt het platform verschillende leveringskanalen en -diensten die het mogelijk maken om deze documenten via e-mail of via een portaal te bezorgen.

Het geavanceerde en gebruiksvriendelijke portaal kan geïntegreerd worden in uw bedrijfswebsite of klantenportaal, zodat uw bedrijfsidentiteit ten volle gerespecteerd wordt. Via dit portaal kunt u om het even welk type documenten online aanbieden:

  • Facturen  (zie "Verzenden van e-facturen")
  • Contracten
  • Bestellingen
  • Loonstroken en andere HR-documenten (persoonlijke status groepsverzekering …)
  • Verzekeringspolissen
  • Aanmaningen
  • Nieuwsbrieven
  • enz.

Dankzij zijn schaalbaarheid is het platform geschikt voor zowel lokale kmo's als grote bedrijven. De oplossing wordt aangeboden als een dienst (Software as a service - SaaS), wat betekent dat er geen investeringen dienen te gebeuren voor infrastructuur, softwarelicenties of onderhoud. Dit betekent eveneens dat er geen interne kennis nodig is over e-documenten.

Bijkomende functionaliteiten

Deze e-documentoplossing omvat een uitgebreid assortiment bijkomende functies en diensten, zoals geavanceerde elektronische handtekeningen, betaling online of via Zoomit, een onlinetool voor vragen en beheren van geschillen, rapportering van teruggekeerde e-mails, melding van toegang tot e-documenten, wettelijk archief enz.

Meer informatie

Bijkomende functionaliteiten en diensten:

  • Geavanceerde elektronische handtekeningen

    Een elektronische handtekening biedt uw bedrijf de nodige beveiliging. Ondanks een internationale liberalisering en pogingen om de wettelijke bindendheid van papieren en digitale facturen in evenwicht te brengen, blijven elektronische handtekeningen de beste manier om de authenticiteit en integriteit van uw vertrouwelijke documenten te garanderen. Voor onze oplossingen voor elektronische documenten en facturering wordt altijd gebruikgemaakt van elektronische handtekeningen.

    De handtekeningsfunctie zal een Advanced Electronic Signature (AES) of een Qualified Electronic Signature (QES) toevoegen aan uw online-PDF-documenten.

    Na het ondertekenen van de PDF-documenten, zal het platform een van de volgende handelingen uitvoeren:

    • verzenden van de documenten naar uw bedrijf voor opslag in het eigen archief of portaal (wanneer een elektronische handtekening vereist is buiten de e-factureringsdienst)
    • rechtstreeks verzenden van de documenten naar uw klanten via onze e-maildienst
    • online aanbieden van de documenten via een van de portalen voor e-facturering
  • Onlinebetaling of betaling via Zoomit

    Elk platform biedt uitgebreide onlinebetalingsfuncties die geïmplementeerd worden via verschillende PSP (Payment Service Providers) die lokaal en internationaal actief zijn. Via deze betalingspartners krijgt u toegang tot een dienst die wereldwijd werkt, meerdere valuta's gebruikt en toegankelijk is voor de belangrijkste betaalkaarten.

    Hoe werkt het? Via een enkele verbinding krijgen uw klanten rechtstreeks toegang tot de benodigde betalingsopties. De onlinebetalingsopties worden aangeboden via het webportaal of zelfs via de waarschuwingsmail.

    Bovendien kunt u op aanvraag gebruikmaken van de optie om uw facturen en andere documenten beschikbaar te stellen via Zoomit.

  • Onlinetool voor vragen en beheren van geschillen

    Als uw klanten een vraag hebben over een factuur/document of er niet mee akkoord gaan, kunnen zij de onlinetool voor vragen gebruiken en een gesprek starten met uw medewerkers die verantwoordelijk zijn voor deze dienst. Als u klanten de mogelijkheid biedt om opmerkingen te versturen via het portaal, zorgt u voor een beter beheerbaar geschillenproces. Door de klanten te stimuleren opmerkingen of vragen te verzenden via het portaal voor e-facturering, kunt u de druk op callcenters of zelfs op het financiële departement verlichten.

  • Rapportering van teruggekeerde e-mails

    Het platform zal uw onderneming ervan op de hoogte brengen als een document niet werd geleverd omdat het e-mailadres van de ontvanger niet correct of ongeldig is, of wegens een ander technisch probleem.

  • Melding van toegang tot documenten

    Voor documenten die beschikbaar gesteld worden via een koppeling of portaal, kan het platform u ervan op de hoogte brengen wanneer het document / de factuur geopend werd door de ontvanger. Dit zal een vermindering betekenen van het aantal klanten die beweren dat zij een document niet hebben ontvangen en om een duplicaat vragen.

  • Wettelijk archief

    Na het proces van elektronische ondertekening worden de documenten met de geschikte elektronische handtekening geüpload naar het online-archief zodat deze gedurende de volledige wettelijke periode online beschikbaar blijven.

    Aangezien wij ook Hybrid Print & Mail-diensten aanbieden, zal het wettelijke online-archief alle documenten bevatten, dus zowel de elektronisch geleverde documenten als de papieren documenten Zie "Hybrid Print & Mail-documentoplossing" »


Tindigo en zijn partner, de ontwikkelaar van het platform, zullen u helpen bij het specificeren van uw vereisten, selecteren van de meest geschikte platformfuncties, aanbieden van projectcoördinatie en op korte termijn implementeren van de oplossing. Daarnaast kan Tindigo u helpen het aantal klanten te verhogen dat de overstap maakt naar e-documenten (zie "On-boardingdiensten)