Verzenden van e-facturen

Meer dan alleen maar een PDF verzenden via e-mail

Tal van zowel, kleine, grote, nationale als internationale bedrijven focussen zich momenteel op het verminderen van het papiergebruik, verbeteren van de productiviteit van de medewerkers en processen, drukken van de kosten, versnellen van betalingen en zorgen voor een betere klantenondersteuning.

Dankzij zijn schaalbaarheid is de oplossing die gebruikt wordt om deze doelstellingen te bereiken een platform dat geschikt is voor zowel lokale kmo's als grote bedrijven. De oplossing wordt aangeboden als een dienst (Software as a service - SaaS), wat betekent dat er geen investeringen dienen te gebeuren voor infrastructuur, softwarelicenties of onderhoud. Dit betekent eveneens dat er geen interne kennis nodig is over e-facturering.

Mogelijkheden voor het aanbieden van facturen

Uw onderneming krijgt de keuze tussen verschillende manieren om elektronische facturen te verzenden: een koppeling in een e-mail, een PDF-document als bijlage bij een e-mail, een verzending via Zoomit of een document dat aangeboden wordt via een portaal. Dit portaal zal afgestemd zijn op de commerciële strategie en de grootte van uw bedrijf.

Meer informatie

Het factureringsportaal zal afgestemd zijn op de commerciële strategie en de grootte van uw bedrijf :

  • Voor kmo's is het meertalige portaal een eenvoudig te gebruiken webplatform voor het uitwisselen van documenten met meerdere afzenders en ontvangers. Aan de hand van gestandaardiseerde verbindingen met bepaalde partners (editors van grote en sectorspecifieke ERP- of boekhoudsoftware – zie verder "Bijkomende functionaliteiten") kunt u gegevens op een gestructureerde en veilige manier verzenden, zonder dat hier enige ontwikkeling voor nodig is. Met dit portaal kunt u uw elektronische facturen in een oogwenk gaan verzenden!
  • Het portaal voor e-facturering is geschikt voor middelgrote en grote ondernemingen (in B2B en B2C), gezien het geïntegreerd kan worden in de bedrijfswebsite of in het klantenportaal, waarbij de bedrijfsidentiteit ten volle gerespecteerd wordt.

Bijkomende functionaliteiten

Deze e-factureringsoplossingen omvatten een uitgebreid assortiment bijkomende functies en diensten, zoals geavanceerde elektronische handtekeningen, betaling online of via Zoomit, een onlinetool voor vragen en beheren van geschillen, rapportering van teruggekeerde e-mails, melding van toegang tot e-documenten, wettelijk archief enz

Meer informatie

Bijkomende functionaliteiten en diensten:

  • Geavanceerde elektronische handtekeningen

    Een elektronische handtekening biedt uw bedrijf de nodige beveiliging. Ondanks een internationale liberalisering en pogingen om de wettelijke bindendheid van papieren en digitale facturen in evenwicht te brengen, blijven elektronische handtekeningen de beste manier om de authenticiteit en integriteit van uw vertrouwelijke documenten te garanderen. Voor onze oplossingen voor elektronische documenten en facturering wordt altijd gebruikgemaakt van elektronische handtekeningen.

    De handtekeningsfunctie zal een Advanced Electronic Signature (AES) of een Qualified Electronic Signature (QES) toevoegen aan uw online-PDF-documenten.

    Na het ondertekenen van de PDF-documenten, zal het platform een van de volgende handelingen uitvoeren:

    • verzenden van de documenten naar uw bedrijf voor opslag in het eigen archief of portaal (wanneer een elektronische handtekening vereist is buiten de e-factureringsdienst)
    • rechtstreeks verzenden van de documenten naar uw klanten via onze e-maildienst
    • online aanbieden van de documenten via een van de portalen voor e-facturering
  • Onlinebetaling of betaling via Zoomit

    Elk platform biedt uitgebreide onlinebetalingsfuncties die geïmplementeerd worden via verschillende PSP (Payment Service Providers) die lokaal en internationaal actief zijn. Via deze betalingspartners krijgt u toegang tot een dienst die wereldwijd werkt, meerdere valuta's gebruikt en toegankelijk is voor de belangrijkste betaalkaarten.

    Hoe werkt het? Via een enkele verbinding krijgen uw klanten rechtstreeks toegang tot de benodigde betalingsopties. De onlinebetalingsopties worden aangeboden via het webportaal of zelfs via de waarschuwingsmail.

    Bovendien kunt u op aanvraag gebruikmaken van de optie om uw facturen en andere documenten beschikbaar te stellen via Zoomit.

  • Onlinetool voor vragen en beheren van geschillen

    Als uw klanten een vraag hebben over een factuur/document of er niet mee akkoord gaan, kunnen zij de onlinetool voor vragen gebruiken en een gesprek starten met uw medewerkers die verantwoordelijk zijn voor deze dienst. Als u klanten de mogelijkheid biedt om opmerkingen te versturen via het portaal, zorgt u voor een beter beheerbaar geschillenproces. Door de klanten te stimuleren opmerkingen of vragen te verzenden via het portaal voor e-facturering, kunt u de druk op callcenters of zelfs op het financiële departement verlichten.

  • Rapportering van teruggekeerde e-mails

    Het platform zal uw onderneming ervan op de hoogte brengen als een document niet werd geleverd omdat het e-mailadres van de ontvanger niet correct of ongeldig is, of wegens een ander technisch probleem.

  • Melding van toegang tot documenten

    Voor documenten die beschikbaar gesteld worden via een koppeling of portaal, kan het platform u ervan op de hoogte brengen wanneer het document / de factuur geopend werd door de ontvanger. Dit zal een vermindering betekenen van het aantal klanten die beweren dat zij een document niet hebben ontvangen en om een duplicaat vragen.

  • Wettelijk archief

    Na het proces van elektronische ondertekening worden de documenten met de geschikte elektronische handtekening geüpload naar het online-archief zodat deze gedurende de volledige wettelijke periode online beschikbaar blijven.

    Aangezien wij ook Hybrid Print & Mail-diensten aanbieden, zal het wettelijke online-archief alle documenten bevatten, dus zowel de elektronisch geleverde documenten als de papieren documenten Zie "Hybrid Print & Mail-documentoplossing" »

Rechtstreekse verbinding tussen het platform en uw huidige ERP- of boekhoudsoftware

Meer dan 25 grote en sectorspecifieke systemen (bv. Microsoft Dynamics, Exact, SAP, SAP Business One, Unit4 enz.) zijn verbonden met het platform, wat betekent dat uw werknemers alle documentgegevens rechtstreeks via uw ERP- of boekhoudsysteem kunnen verzenden. Deze manier van werken zorgt voor een snel toegepaste, klantvriendelijke en kostenbesparende uitwisseling van documenten.

Naast deze lijst zijn er ook nog op maat gemaakte verbindingen mogelijk met verschillende andere financiële systemen.

Hybrid Print & Mail

De Hybrid Print & Mail-oplossing omvat de globale verwerking van zowel uw papieren als elektronische facturen, wat een vlotte overgang naar een volledig elektronische oplossing voor documentoverdracht mogelijk maakt.

Het platform ontvangt al uw documentgegevens via een beveiligd kanaal en zorgt ervoor dat deze klaar zijn voor elektronische verzending en archivering in een onlineportaal. Wanneer de ontvangen gegevens specifiek aangeven dat de klant een papieren document nodig heeft, zullen wij de af te drukken bestanden (inclusief afdrukinstructies) verzenden naar een van onze drukpartners.

Zie "Hybrid Print & Mail-documentoplossing"  voor meer informatie.»

E-facturering in B2B: meer dan alleen maar een PDF in een e-mail!

E-facturen in gestandardiseerde en gestructureerde bestandsformaten

In B2B zijn alle oplossingen die hierboven worden aangehaald (een PDF in een e-mail, een document aangeboden via een portaal enz.) uiteraard beschikbaar. Om rekening te kunnen houden met de potentiële vereisten van de ontvangers van de facturen, kan het platform daarnaast uw facturen in verschillende gestructureerde en gestandaardiseerde berichtindelingen verzenden, zoals UBL 2.0 en e-fff (Belgische toepassing van UBL 2.0), EDIFACT enz., wat de directe integratie van de facturen in de ERP- of boekhoudsoftware van uw klant mogelijk maakt.

Wij zijn ervan overtuigd dat de mogelijkheid van uw bedrijf om de administratieve werklast van uw klant te verlichten steeds meer beschouwd zal worden als een extra commerciële troef.

Verbinding met andere platformen voor e-facturering

Dit platform ondersteunt de interoperabiliteit met andere platformen voor e-facturering zodat u en uw klanten het online uitwisselen van documenten ten volle kunnen benutten.

Het platform kan ook facturen versturen naar andere netwerken, zoals Digipoort, OB10, Tieto, Genpact, Basware enz., en wij blijven ons inzetten om nieuwe netwerken toe te voegen. Als lid van een handelsvereniging die ondersteund wordt door meer dan 50 toonaangevende serviceproviders van e-facturering, kan de eigenaar van het platform eenvoudig documenten uitwisselen met alle andere verenigingsplatformen en op die manier bijdragen tot de creatie van een wereldwijd netwerk.

Dienst voor transformatie en conversie van berichten

Als een klant vraagt uw facturen te ontvangen in een andere indeling dan deze die u standaard aanbiedt, kan Tindigo u helpen bij de conversie van berichtstandaarden. Zie de dienst "Transmissie en transformatie van gestructureerde berichten, EDI" »

Tindigo en zijn partner, de ontwikkelaar van het platform, zullen u helpen bij het specificeren van uw vereisten, selecteren van de meest geschikte platformfuncties, aanbieden van projectcoördinatie en op korte termijn implementeren van de oplossing.

Daarnaast kan Tindigo u helpen het aantal klanten te verhogen dat de overstap maakt naar e-facturering (zie "On-boardingdiensten)